"Ми повинні говорити про бюджет проекту …"
$config[code] not foundЖодна фраза не може завдати страху в серце молодшого і вищого керівництва, так само як і термінова електронна пошта для обговорення бюджету.
Якщо ви є менеджером проекту, ви добре знаєте, наскільки складно зберігати проекти вчасно та з бюджетом. Між зміною масштабу проекту, нереалістичними вимогами клієнтів і несподіваними невдачами, управління проектом часто може відчувати себе як випасання кішок.
Якщо ви вважаєте, що ваша команда постійно працює над бюджетом (навіть якщо початковий бюджет здавався повністю в межах футбольного балу), проблема може бути не у вашій команді, вашому керівництві або клієнту, а з інструментами, які ви використовуєте. Так, я говорю про ту дорогою (і заплутану) платформу управління проектами, яку ви використовуєте.
Вибір неправильного інструменту керування проектами онлайн може створити свій бізнес для цілого ряду проблем. Це один з найпоширеніших способів, яким бізнес може втратити серйозні гроші, навіть не усвідомлюючи цього. Ви намагаєтеся вибрати правильне програмне забезпечення для управління проектами або не впевнені, що ваша поточна платформа відповідає потребам вашої команди?
Слідкуйте за такими червоними прапорами:
Червоний прапор №1
Планування проекту та спеціальна робота не використовують одну платформу.
Менеджери проекту витрачають 90% свого часу на спілкування. Чи не повинно ваш програмне забезпечення для управління проектами полегшити цей процес?
Вибираючи систему управління проектами, вибирайте платформу, яка дозволяє легко відстежувати всі аспекти ваших проектів з однієї системи. Таким чином, коли виникатимуть спеціальні завдання, ви зможете додати ці завдання до однієї платформи проекту, що полегшить відстеження навантаження та доступності кожного члена команди.
Легко визначте, які члени мають більше часу у своєму розкладі, і які перевантажені робочим навантаженням як пріоритети та зміни доступності.
Червоний прапор №2
Не існує стандартизованого набору.
Коли ви керуєте віртуальною командою, першим кроком до успіху є стандартизація процесу вбудовування.
Отримати всіх на одній сторінці з самого початку з основним підручником інструкцій для використання нової платформи. Встановіть очікування щодо доступності за допомогою довідника з комунікацій та листа контактної інформації.
Найкращі платформи управління проектами включають віртуальні інструменти чату та програми внутрішнього обміну повідомленнями. Використання того ж самого інструменту чату, який включено до програмного забезпечення для управління проектами, дозволяє миттєво налаштовувати завдання, додавати нотатки до різних завдань або змінювати терміни, не виходячи з програми.
Червоний прапор №3
Ви використовуєте одну службу для управління проектами, а іншу - для обміну файлами хмари.
Так, DropBox та Документи Google є прекрасними, але я вважаю, що коли я керую великим проектом, набагато простіше зберігати всі файли в тому ж місці, що й списки справ та зустрічі для спільного використання / спільного використання.
У моїй команді міститься номер версії в кожному імені файлу та ініціали останньої особи, яка вносить зміни до файлу. Таким чином, якщо є питання про зміст або те, що було змінено, я відразу знаю, до кого звертатися. Це допомагає зберігати файли в ланцюжку електронної пошти та редагувати їх за допомогою дублювання.
Незалежно від обраної вами угоди про іменування файлів, встановіть систему з першого дня для керування та відстеження файлів і збережіть їх у одному місці.
Червоний прапор №4
Немає місця для спільних обговорень або віртуальних зустрічей.
Програмне забезпечення для управління проектами більше, ніж просто відстеження завдань і зберігання файлів.
Коли ви працюєте з віртуальною командою, регулярні зустрічі можуть бути складними. Тим не менш, без чіткої комунікації весь проект може розвалитися. Виберіть день і час (наприклад, понеділок о 10 ранку і четверга о 14:00), щоб проводити щотижневу перевірку статусу проекту.
Будьте уважними до членів команди, які живуть у різних часових поясах; засідання, що проводяться вдень, як правило, найпростіше для всіх «відвідувати». Наявність певного дня і часу, що планується заздалегідь, заздалегідь зберігає всіх на одній сторінці і проект рухається вперед.
Червоний прапор №5
Безліч дзвіночків, ще недостатньо основних функцій.
При виборі платформи управління проектами, спокусливо підібрати той, який має найяскравіші функції.
Переконайтеся, що основні функціональні можливості резервного копіювання цих дзвіночків і свисток. Незалежно від того, чи є ця повна інтеграція з Gmail і DropBox, перетворення з однієї кнопки миші на електронну пошту до завдання проекту або миттєвий обмін повідомленнями в спільній робочій області, виберіть функції, які підходять для вашої віртуальної команди.
Wrike, Zoho Projects і Clarizen є трьома популярними веб-варіантами співпраці з проектами, які пропонують подібні функції. Перш ніж здійснювати роботу на одній платформі, візьміть їх на тест-драйв, щоб визначити, який найкраще підходить для ваших потреб.
Нижня лінія
Виконані проекти не реалізуються завдяки потужній волі. Витрачаючи занадто багато грошей на дорогих платформах управління проектами, які не виконують роботу, не тільки завдають шкоди суті справи вашої компанії, але й уповільнюють продуктивність і витягують терміни.
Поверніться на шлях з платформою управління проектами, яка відстежує завдання, огляди, зберігає файли, пропонує повний огляд членів команди, а також надає легкі віртуальні зустрічі / обмін миттєвими повідомленнями з одного і того ж місця.
Перев'язана фото рани через Shutterstock
