Зустрічі - це опора в бізнесі - вони підказують рішення і дії. Найбільш продуктивні зустрічі керують елементами дій, не відводячи час від інших важливих тем порядку денного. Якщо дії не виконуються належним чином, можна витрачати дорогоцінний час, обговорюючи завдання, які не завершуються, не досягають намічених цілей або не приносять користі організації. Ефективне управління елементами дій до закриття починається з точного захоплення їх у протоколі зустрічей.
$config[code] not foundВизначення
Чітко визначайте завдання, не залишаючи місця для неправильного тлумачення. Повторіть дію, як це задокументується, щоб переконатися, що учасники зборів згодні і зрозуміють, що очікується. Призначте дію людині, яка присутня на зборах, і заведіть цю особу на усвідомлену відповідальність. Погано викладений пункт дій, призначений для того, хто не був присутній, коли питання було порушено, може залишатися відкритим на невизначений термін.
Запис
Використовуйте стандартизований формат для запису нарад, з розділом, розробленим спеціально для списку дій. Забезпечення послідовності формату допомагає забезпечити належне врахування питань, що дозволяють проводити ефективні подальші дії. Запишіть, що потрібно зробити, хто несе відповідальність за те, щоб це сталося, дату підняття проблеми або призначення дії, а також дату завершення дії. Для кожного завдання призначте первинного власника та резервну особу - резервна копія може служити співавтором первинного власника та підтримувати завдання, якщо він викликається.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingПоширення
Не чекайте занадто багато часу, щоб розповсюджувати протоколи зустрічей. Якщо хтось приймає електронні нотатки під час зустрічі, протокол може бути готовий до розповсюдження, як тільки зустріч завершиться або незабаром після цього. Тривалі затримки можуть призвести до втрати учасниками почуття безпосередності. Більш пізні дії можуть бути більш пріоритетними, ніж ті, що були видані під час Вашої зустрічі.
Відстеження
Використовуйте список елементів дій, щоб відстежувати призначення на основі визначених термінів. Якщо засідання було частиною регулярно запланованих серій, розпочніть наступну зустріч з розгляду відкритих дій. Поінформуйте учасників заздалегідь, щоб вони могли підготувати будь-які необхідні матеріали для презентації прогресу. Якщо зустріч була унікальною або окремою сесією, подальша робота з власниками дій окремо або на новій зустрічі була зосереджена виключно на відстеженні дій щодо закриття.
Видимість
Якщо пропущені терміни, або повідомили, що дії не відповідають очікуванням, зробіть ці факти видимими для членів команди. Перерозподіліть список пунктів дій, включаючи письмові коментарі, які чітко пояснюють, що викликало затримку, чому дія вважалася недостатньою, і що необхідно зробити для того, щоб повернутися на сліди. Якщо необхідна допомога в управлінні для усунення перешкод, розрахуйте час з відповідними членами управлінської команди, щоб надати стислий виклад обох проблем і рекомендованого рішення команди.
Закриття
Після завершення дії оновіть список пунктів дії, визначивши дату закриття проблеми. Перерозподіліть список членам команди, щоб вони могли бачити, які дії були закриті і коли. Після того, як всі побачать закриті елементи, видаліть їх зі списку. Закриті елементи можуть бути заархівовані або видалені, залежно від потреб команди або очікувань керівництва.
