Традиційна подача паперу була значною мірою замінена або допомагає зберігання файлів у комп'ютерних базах даних. Існують переваги і недоліки традиційної подачі. Хоча файли паперу знаходяться у вас під рукою і легко доступні, вони також займають велику кількість місця і макулатури. Визначення того, чи відповідає традиційна система подання, залежить від вашого бізнесу. Юридичні фірми та компанії, які проводять медичні записи, можуть виявити, що їхні файли змінюються або ростуть настільки швидко, що традиційна подача паперу є єдиним способом не відставати від щоденних подій.
$config[code] not foundЛегкий доступ
Традиційну організацію файлів легко отримати. Файли фізично розташовані в центральному місці. Якщо ви не можете знайти щось таке, ви можете витратити до тих пір, поки вам знадобиться перегляд кожного файлу, поки не знайдете саме те, що ви шукаєте. Можливість переглядати, торкатися і читати файли, коли вам це потрібно, може допомогти вам подумати про те, як інновації аспекти вашого бізнесу.
Легко зрозуміти
Традиційні системи подачі, як правило, легко зрозуміти. Файли можуть бути організовані кількома способами, у тому числі за алфавітом, за темами або наборами навичок, чисельно, за датою, за місцем розташування або в порядку важливості. Навіть якщо ви спочатку не розумієте, що система подачі використовується, ви можете зрозуміти це, перейшовши через файли і звернувши увагу на їхні визначальні фактори.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЗастаріла
З іншого боку, традиційні паперові файли були замінені в багатьох організаціях з комп'ютерною подачею. Більше компаній сканують і завантажують свої файли в офісні комп'ютери. За допомогою цього методу працівники можуть знайти файли та завантажити їх миттєво з програмним забезпеченням пошукової бази даних, заощаджуючи час і збільшуючи продуктивність.
Важко захистити
Традиційно організовані файли важко захистити. Пожежі та інші стихійні лиха можуть знищити файли, що може призвести до втрати бізнесу. Резервне копіювання традиційних файлів займає багато часу, а копіювання, маркування та повторне подання займають багато годин.
Відсутність простору та ефективності
Традиційна організація файлів може вийти з-під контролю. Кількість файлів для організації зростає разом з вашим бізнесом; це може бути біль у базі даних, щоб знайти місце для всіх цих документів. Ефективне подання документів також може стати проблемою.
