Нагадування про зустріч стосуються мети зустрічі, відповідних фактів і способу реагування одержувачів на інформацію. Тримайте записку якнайширшою і коротшою і надсилайте її в електронному вигляді або розміщуйте її у внутрішніх поштових скриньках ваших співробітників. Надійна записка про ділову зустріч допомагає менеджерам, керівникам команд та співробітникам своєчасно, ефективним чином обмінюватися інформацією з співробітниками щодо майбутніх зустрічей.
$config[code] not foundФормат пам'ятки
Дотримуйтесь стандартних процедур для написання ділового спілкування при форматуванні нагадування про зустріч - один пробіл і ліворуч вирівнюють вміст, пропускають рядок між абзацами, поміщають один пробіл після кожного періоду і не відступають, коли ви починаєте новий абзац. Використовуйте спеціальні заголовки, такі як "Що довести до зустрічі", щоб допомогти одержувачам визначити важливу інформацію, а також надати пронумеровані списки та пункти, щоб вони могли швидко знайти потрібну інформацію, рекомендує Лабораторія онлайн-написання університету Пердью. Залиште 1,5-дюймовий край у верхній частині - якщо ви не використовуєте бланки і повинні збільшити маржу - і напишіть слово "MEMORANDUM" жирним шрифтом у верхній частині сторінки, рекомендує Лойола університет в Новому Орлеані.
Деталі та предмет
Надайте конкретну інформацію про зустріч. Не використовуйте нагадування для зустрічей, щоб обговорювати інші питання, які не стосуються зустрічі, рекомендує Університетський коледж Університету Меріленда. Вкажіть у заголовку дату, час і місце проведення засідання, основну тему та хто проводить зустріч. Зверніться до записки окремим співробітникам, цілому відділу, певній команді або усьому персоналу, за потреби. Надайте короткий підсумок того, що буде обговорюватися на засіданні, і вкажіть інструкції або додатки, якщо ви хочете, щоб працівники читали або готували матеріали до дати зустрічі. Зберігайте пам'ятку на одній сторінці або менше.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingПрофесійний тон
Використовуйте загальні повсякденні професійні мови у вашій пам'ятці і уникайте сленгу, сарказму або жартів. Чітко вкажіть, коли, де і чому ви проводите зустріч, і не намагайтеся вразити одержувачів корисливими словами. Будьте прямими та специфічними з вашими деталями та інструкціями наради, зберігаючи при цьому ввічливий та ввічливий тон. Уникайте емоцій і дотримуйтесь основних фактів про зустріч, за даними університету Лойола. Навіть якщо ви під час зустрічі обговорюватимете питання, пов'язані з емоціями, конфліктами або проблемами компанії, записка про зустріч потребує спокійного, нейтрального тону.
Способи надсилання нагадування про зустріч
Надсилайте нагадування про зустріч так само, як ви звичайно спілкуєтеся з співробітниками та співробітниками. Наприклад, керівник початкової школи може покласти друковану копію записки у внутрішній поштовий ящик кожного вчителя. Або вона може надсилати електронні повідомлення до робочих адрес електронної пошти вчителів. Лише надсилайте меморандум для текстових повідомлень своїм співробітникам, якщо ви вже заздалегідь повідомили їх, що плануєте відповідати таким чином. Записки, як правило, надто довгі, щоб надіслати їх за допомогою текстових повідомлень, якщо тільки ви не вказали дату, час і місце розташування. Уникайте використання особистих облікових записів службовців для бізнесу, але не соромтеся надсилати нагадування для зустрічей на робочі адреси електронної пошти.
