Протоколи засідань є важливим записом того, що відбулося на зустрічі, включаючи обговорювані пункти, прийняті рішення, завдання, які були виконані та делеговані, та встановлені терміни завершення. В ідеалі, протоколи засідань використовуються як учасниками зборів, так і тими, хто пропустив зустріч, як посилання для дій, які необхідно вжити. Протоколи також використовуються в майбутньому як ресурс, якщо хтось хоче повернутися і посилатися на певний час або проект. Зауваження щодо фінансових зустрічей мають бути особливо деталізованими та конкретними, оскільки вони стосуються важливих цифр та статистики. Якщо ви відповідаєте за зауваження на засіданнях комітету з фінансів, переконайтеся, що ваші записки відповідають протоколу компанії та дотримуються основних рекомендацій щодо прийняття ефективних та ефективних нотаток.
$config[code] not foundЗверніть увагу на назву компанії, дату і час у верхній частині документа. Також можна включити будь-яку іншу релевантну інформацію, наприклад, конкретне назву відділу чи команди або будь-яку конкретну причину, на яку було проведено зустріч.
Запис учасників. Учасники засідання фінансового комітету, як правило, включають голову правління, членів правління та співробітників, безпосередньо пов'язаних з фінансами компанії, наприклад, бухгалтера або фінансового менеджера. Якщо це засідання державних фінансів, може бути присутнім керівник міста і навіть мер. Крім того, на зустрічі можуть бути представлені зовнішні компанії, якщо має бути обговорення конкретного проекту. Не забудьте зазначити назви людей. Якщо вам потрібно, проходьте навколо листа відвідуваності, щоб переконатися, що ви отримали правильні імена учасників. Ви також можете записати імена учасників, які не могли бути присутніми, але може знадобитися копія протоколу.
Якщо є порядок денний, запишіть свої записки по кожній темі, як обговорюється тема. Теми на засіданнях комітету з фінансів часто включають бюджет, фінансову частину проекту, дохід або фінансову звітність, майбутні асигнування або зміни або оновлення бюджетного календаря. Включіть основні пункти обговорення та підпункти у формі прози або кулі залежно від протоколу компанії. Зверніть увагу, хто говорить, будь-які імена або номери, які згадуються, а також тих, кому призначено завдання і термін виконання завдання.
Запис "Інший бізнес". Після розгляду пунктів порядку денного створіть новий розділ «Інший бізнес». Тут ви зможете зауважити будь-які нові елементи, які виникають для обговорення. Знову зверніть увагу на доповідача, будь-які обговорювані дати та номери, а також на будь-які призначені завдання та терміни.
Коректування та адреса недостатньої інформації. Перш ніж надсилати нотатки про зустріч, переконайтеся, що вони чіткі та граматично правильні, що немає помилок і що назви правильно написані. Якщо ви не знаєте, що обговорювалися недоліки інформації, спробуйте знайти потрібну інформацію. Постарайтеся написати протоколи якнайшвидше після зустрічі, поки ви можете згадати, що обговорювалося.
