Адміністративні помічники - або помічники, як їх ще називають, - забезпечують канцелярську та матеріально-технічну підтримку, яку потребує офіс для функціонування. Основні обов'язки залежать від посадової інструкції, але, загалом кажучи, роботодавці віддають перевагу комп'ютерним грамотним кандидатам з чудовими комунікативними навичками, гострим організаційним змістом і просунутими багатозадачністю. Менеджери не завжди доступні для того, щоб контролювати кожну частину проекту, тому важливим є також можливість самостійної роботи.
$config[code] not foundОсновні вимоги
Початкові вимоги залежать від роботи. Посади початкового рівня зазвичай відкриті випускники середньої школи з основним офіс, комп'ютер і граматика англійської мови навички. Заняття з цих предметів доступні в місцевих коледжах та технікумах. Ці установи також залучають медичних і юридичних секретарів заявників, які повинні дізнатися галузевий жаргон, відзначає Бюро статистики праці. Багато агентства тимчасового розміщення пропонують подібне навчання; однак роботодавці, як правило, віддають перевагу ступінь бакалавра за посади виконавчого секретаря.
Координація та планування
Від відповіді на телефони до оновлення календарів подій, адміністративні помічники тісно залучені до кожної значної організаційної діяльності офісу. Маршрутизація вхідної пошти та факсів до відповідної особи є частиною завдання, як і бронювання зустрічей та зустрічей з персоналом. Асистенти у великих організаціях, як, наприклад, коледжі або державні установи, часто служать зв'язками між своїми начальниками та різними відомствами організацій.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКореспонденція та комунікації
Редагування та складання нагадувань, звітів та інших офісних документів є ще одним ключовим завданням, яке менеджери призначають адміністративним помічникам. Роботи вищого рівня мають більш складні обов'язки. Наприклад, виконавчі помічники можуть проводити дослідження та готувати презентації та електронні таблиціПотрібно, щоб помічники шкільних округів створювали, редагували та створювали матеріали для відомчих, дивізійних та шкільних публікацій - плюс бюлетені, коди, інформаційні бюлетені та програми виконання.
Відносини з клієнтами
Розсудливість і добрий розсуд є важливими якостями для адміністративних помічників, які служать громадським обличчям їх роботодавця. Ця роль часто включає відповіді на запитання та надання допомоги незадоволеним клієнтам. Наприклад, від помічника в офісі компанії з управління нерухомістю очікується, що він запише деталі скарги орендаря і допоможе вирішити його проблему. Для вирішення таких ситуацій помічникам потрібні навички вирішення навичок та вирішення конфліктів.
Ведення записів та управління даними
Адміністративна помічник підтримує інституційну пам'ять організації за допомогою навичок ведення обліку та управління базами даних. Наприклад, у шкільному окрузі помічник може координувати та підтримувати файли та індекси. На відміну від цього, асоціація домовласників може очікувати, що помічники організують і керують загальною кореспонденцією, рахунками, брелоками, надходженнями дрібних грошей і робочими замовленнями, а також внутрішніми документами організації. У великих організаціях помічники можуть керувати складськими приміщеннями або корпоративними бібліотеками.
