Більшість фахівців повинні складати офіційні бізнес-листи в певний момент своєї кар'єри. Якщо ви шукаєте роботу, залишаєте роботу або спілкуєтеся з клієнтом, правильне форматування та написання ділового листа вказує на ваш рівень професіоналізму. Щоб написати таке листа, дотримуйтесь правильного формату та використовуйте професійну мову, одночасно вирішуючи всі необхідні вимоги.
Блокування
Найбільш поширеним форматом для офіційного ділового листа є формат блоку. У цьому форматі весь текст буде злегка ліворуч, з 1-дюймовими полями навколо всієї сторінки. Щоб написати лист у такому форматі:
$config[code] not found- Введіть свою адресу, якщо з нею не надруковано бланку, і в цьому випадку ви починаєте з дати.
- Пропустіть рядок, а потім додайте дату.
- Пропустіть інший рядок і додайте назву та адресу одержувача листа.
- Пропустіть інший рядок і вставте привітання, за яким слідує двокрапка.
- Пропустіть інший рядок і почніть лист.
- Після тіла листа введіть закриття.
- Пропустіть три рядки, а потім введіть своє ім'я та назву.
Форматування з відступом
Форматування з відступом має аналогічну схему для блокування форматування з точки зору інтервалу між розділами. Однак існують деякі відмінності з вирівнюванням розділів:
- Введіть свою адресу та дату з лівим краєм рядків, що збігаються з центром сторінки. Знову ж таки, якщо ви використовуєте надруковані бланки, не повторно вводите адресу.
- Пропустіть рядок і введіть ім'я та адресу одержувача. Вони повинні бути врівноважені вліво, як у стилі блоку.
- Відступ у кожному абзаці тіла листа на півдюйма, з одним проміжком між абзацами.
- Введіть рядки закриття та підпису, щоб вони були навіть з адресою та датою у верхній частині сторінки, при цьому лівий край вирівнюється по центру сторінки.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingВміст листа
Як правило, офіційний діловий лист можна розділити на п'ять окремих частин:
- Вступ, який повідомляє одержувачу, про що йде лист.
- Причина для написання.
- Інформація про будь-які корпуси.
- Додаткові зауваження або заяви.
- Закриття, яке посилається на майбутній контакт.
Наприклад, якщо ви пишете, щоб продовжити інформаційне інтерв'ю, ви б почали з посиланням на зустріч і сказати, що ви пишете, щоб продовжити. Якщо ви надсилаєте документи, наприклад, копію вашого резюме або запису, відзначте це в листі; наприклад, “Як ми обговорювали, я додав копію статті, для якої я писав Журнал XYZ на кінець, повторивши, що ви оцінили зустріч і що ви будете залишатися на зв'язку протягом усього пошуку роботи. Уникайте використання будь-яких абревіатур або жаргонів у вашому листі, а також ретельно перевіряйте їх перед відправкою.
Спеціальні міркування
Якщо хтось інший вводить вам лист, вкажіть це на рядку під рядком підпису. Пропустіть рядок, а потім введіть ініціали великими літерами, а потім рядки вперед і ініціали друкарки в нижньому регістрі.
Якщо ви включили додатки до листа, попередить одержувача, додавши примітку внизу листа. Пропустіть два рядки з лінії підпису або одну з рядка друкарки. Введіть "Enclosures" (Залізниці), за якими слід додати кількість корпусів у дужках або двокрапку, а також окремі корпуси, перелічені на окремих пронумерованих лініях, наприклад, Enclosures: 1. Резюме 2. Написання зразка.
Якщо ви надсилаєте копію листа комусь іншому, включіть також лінію CC. Після лінії корпусу пропустіть рядок. Тип CC, за яким слід двокрапка і ім'я додаткового одержувача. Якщо є більше однієї особи, вкажіть кожне ім'я на окремому рядку.
Нарешті, виберіть консервативний і легкий для читання шрифт. Times New Roman або Arial у 10 або 12 точках є найбільш поширеним вибором для ділових листів.
