Якщо ви, як і інші власники малого бізнесу, ви, мабуть, витрачали все більше часу на онлайн-зустрічі за останні роки. Але існують складні ситуації, пов'язані з цими типами зустрічей, у порівнянні зі старим засіданням школи, який проводився навколо столу конференції або в офісі клієнта, можливо, вам захочеться згадати. Щоб переконатися, що ви є ввічливими до всіх інших учасників зустрічі, наведемо 50 порад для етикету ділових зустрічей в Інтернеті.
$config[code] not foundЕтикет онлайн бізнес-зустрічі поради
Записуйте лише необхідні зустрічі
Перше правило зустрічей, навіть онлайн, полягає в тому, що вони повинні служити певній меті. Якщо це те, що ви можете просто надіслати швидкою електронною поштою або вирішити іншим, менш трудомістким способом, не примушуйте вашу команду проводити час, сидячи на всій зустрічі.
Запросіть основних людей
Аналогічно, ваша зустріч повинна включати лише тих, хто насправді є важливим для розмови. Якщо ви запросите когось, до якого ця інформація дійсно не стосується, тоді ви просто витратите час.
Не запрошуйте гостей без попередження
Ви також повинні дати зрозуміти кожному, хто відвідує, що все знаходиться в списку гостей. Ви не хочете, щоб хтось здивувався, коли зустріч розпочнеться.
Запитайте людей про планування
Для онлайнових зустрічей також може бути гарною ідеєю запитати важливих учасників про час роботи, а не просто планувати його, а потім запрошувати людей.
Надішліть офіційне запрошення
Як тільки ви вибрали час і дату, ви можете надіслати офіційну запрошення на програму, наприклад Календар Google, щоб люди мали простий спосіб зарезервувати цей час.
Підтвердьте, якщо необхідно
Якщо ви запланували зустріч набагато раніше, ви можете швидко підтвердити з людьми, з якими ви зустрічаєтеся, близько дня наперед, щоб переконатися.
Надіслати окрему програму
Перед початком засідання, принаймні за кілька днів до тижня, якщо це можливо, розішліть порядок денний всім учасникам, деталізуючи те, що відбудеться на засіданні.
Пропонуємо встановити розклад
Ви також повинні включити час на свій порядок денний, так що учасники будуть мати можливість планувати всі інші дні.
Нехай люди знають, чого очікувати
Якщо вам потрібні люди, які мають доступ до будь-яких документів або інших матеріалів під час зустрічі, чи є це важливим документом або деякою контактною інформацією для клієнта, заздалегідь зрозумійте це.
Переконайтеся, що кожен може отримати доступ до Інтернет-конференц-залів
Якщо ви проводите віртуальну зустріч, рекомендується заздалегідь зареєструватися з усіма, щоб переконатися, що вони мають доступ до програми, яку ви збираєтеся використовувати. Дайте їм знати достатньо часу, якщо їм потрібно завантажити програму, щоб бути присутнім на Вашій зустрічі.
Попередньо пройдіть тест
Це також гарна ідея для того, щоб заздалегідь перевірити власну програму або програму зустрічі, щоб переконатися, що зустріч пройде безперешкодно.
Майте відповідне ім'я користувача та фотографію
Якщо ви використовуєте такі програми, як Skype для зустрічей, переконайтеся, що ваше ім’я користувача та фото підходять для професійних зустрічей.
Підтвердьте часові зони
За допомогою віртуальних зустрічей потрібно також чітко визначити часовий пояс, коли ви плануєте планувати. Не припускайте, що нові контакти знаходяться у вашому часовому поясі.
Показувати вчасно
Незалежно від того, чи проводите ви засідання або просто відвідуєте як гостя, потрібно з'явитися вчасно. Реально, ви повинні бути трохи рано, щоб бути в безпеці.
Телефонуйте, якщо у вас є конфлікт
Якщо у вас виникли надзвичайні ситуації або конфлікт, який змусить вас пропустити зустріч або запізнитися, вам потрібно якнайшвидше повідомити господаря або учасникам. Якщо ваш конфлікт виникає в день зустрічі, це, ймовірно, означає, що вам потрібно зателефонувати людині, щоб ви могли бути впевнені, що вони отримали повідомлення.
Зачекайте, поки всі прийдуть
Як тільки ви набрали або ввійшли у свій онлайн-конференц-зал, вітайте людей, коли вони з'являться, але чекайте, поки всі знаєте, що вони відвідують, перш ніж дійсно зануритися.
Виберіть спокійне місце розташування
Незважаючи на те, що ви можете проводити онлайн-зустрічі в основному в будь-якому місці, краще вибирати де-небудь спокійне місце, де не буде багато відволікань або шуму.
Відразу встановіть томи
Коли всі з'являться в онлайн-конференції, скажіть всім привітно, щоб перевірити гучність, щоб у разі необхідності ви могли внести корективи.
Одягніть відповідним чином
Якщо ви берете участь у відеоконференції, вам потрібно врахувати свою зовнішність. Це може бути не таким важливим, як для особистих зустрічей. Але вам все одно потрібно виглядати професійно.
Зробити введення
Якщо ви запросили людей, які, можливо, не знають один одного на онлайн-зустрічі, переконайтеся, що ви ввели їх особисто або дайте їм можливість представити себе на початку зустрічі.
Запам'ятайте Імена
Чи зустрічаєте ви когось вперше або в сьомий раз, пам'ятаючи імена і фактично використовуючи їх, коли вітаєте людей, можна пройти довгий шлях.
Залишайтеся на темі
Під час зустрічі можна час від часу йти на бічні розмови. Але переконайтеся, що ви завжди ведете розмову до головної мети та стежте за годинником, щоб ви могли бути ввічливими від кожного.
Говоріть голосно
Коли ви говорите під час зустрічі, обов'язково проголосіть і говоріть досить голосно, щоб усі могли почути вас.
Не переривайте інших
І коли інші говорять, завжди дозволяйте їм закінчити, перш ніж запропонувати власну думку.
Уникайте розмов прямо зараз
Коли питання ставиться до всієї групи, ви можете уникнути незручних перерв, почекавши секунду, щоб говорити. Якщо інші роблять це відразу, то чекайте своєї черги. Якщо ніхто не говорить, ви можете йти.
Запитайте перед тим, як ділитися довгими думками
Якщо ви довго думали або хотіли поділитися, запитайте, чи можна це зробити заздалегідь, у випадку, якщо ви не вистачите часу. Ви завжди можете навести його пізніше або надіслати на іншу зустріч.
Вимкнути звук, коли ви не говорите
Щоб уникнути фонових шумів, які відволікають інших, просто відключіть себе, коли ви не розмовляєте протягом тривалого часу.
Уважно слухати
Крім того, коли інші говорять, переконайтеся, що ви насправді слухати. Ви не хочете щось пропустити, а потім викладіть це питання пізніше.
Показати, що ви слухаєте
Ви повинні також показати людям, яких ви слухаєте, коли ви говорите, якщо ви перебуваєте на відеоконференції. Не кладіть голову в свої нотатки. Подивіться на них і практикуйте активне слухання.
Використовуйте турботу з гумором
Якщо ви відчуваєте необхідність використовувати гумор під час зустрічей, просто переконайтеся, що він підходить для вашої аудиторії. Це набагато простіше, коли ви просто розмовляєте з близькими членами команди. Але використовуйте більше обережності при зустрічах з клієнтами або людьми, яких ви не знаєте.
Надання копій основних документів
Якщо під час наради Ви посилаєтеся на будь-які важливі документи, надсилайте ці елементи учасникам зустрічі до або під час зустрічі, щоб вони могли отримати їх для довідки.
Будьте готові до презентаційних матеріалів
А якщо вам потрібне будь-яке обладнання для презентації, переконайтеся, що все в належному робочому стані заздалегідь, щоб ви не витрачали час на те, щоб змусити його працювати.
Знайте свою аудиторію
Під час підготовки презентації або інших пунктів порядку денного також важливо, щоб Ви врахували свою аудиторію та обмінювалися своїми повідомленнями саме для них. Не витрачайте час на людину з полями, які не є релевантними. І не використовуйте тон або тему, які, ймовірно, не будуть привабливими для людей, з якими ви зустрічаєтеся.
Покладіть телефон
Крім того, під час зустрічей телефон повинен залишатися приглушеним, щоб він не переривався.
Уникайте нервових звичок
Природно, що в деяких випадках учасники зустрічі практикують нервові звички, такі як клацання ручками або шльопанці гумки. Але зробіть свідоме зусилля, щоб уникнути таких під час професійних зустрічей.
Не їжте під час розмови
Також слід уникати прийому їжі під час онлайн-зустрічей. Так що перекусити заздалегідь.І тільки пийте воду, коли черга поговорити, якщо це необхідно.
Майте певний час для запитань
Також є гарною ідеєю, щоб люди мали заданий час, щоб задати питання, якщо ви очолюєте зустріч. І якщо ви відвідуєте, переконайтеся, що ви знайдете цю можливість на порядку денному, так що ви знаєте, коли потрібно підняти будь-які моменти.
Не домінуйте у розділі "Запитання"
Коли цей розділ питань з'являється, ви можете задати один або два питання. Але не домінуйте в розмові. Дайте іншим шанс також.
Пропозиція кредиту на ідеї
Якщо під час зустрічі ви вирішували що-небудь, що спочатку не було вашою ідеєю, переконайтеся, що ви надаєте кредитові. Якщо ви цього не зробите, люди просто припускають, що це була ваша ідея.
Обговорюйте особисті питання після зустрічі
Якщо щось трапиться під час зустрічі в групі, яка дійсно стосується тільки вас і ще однієї людини, знайдіть час, щоб обговорити її пізніше, замість того, щоб приймати час іншим.
Не називайте людей
Можливо, іноді трапляються ситуації, коли член вашої команди робить помилку, що негативно впливає на вашу зустріч. Але не використовуйте час для зустрічей для їх лекцій. Після цього потрібно викликати приватну зустріч з цією особою, щоб обговорити, якщо необхідно.
Зберігайте своє прохолодне
І не важливо, з ким ви маєте справу, не втрачайте себе під час зустрічі.
Дайте перерви для тривалих зустрічей
Якщо ви організуєте зустріч, яка триватиме кілька годин або більше, включіть заплановані перерви до порядку денного, щоб люди могли взяти щось, щоб поїсти, перевірити свої телефони та користуватися ванною.
Закінчення часу
Протягом всієї зустрічі слідкуйте за годинником, щоб ви могли бути впевнені, що закінчите зустріч, коли сказали, що хочете.
Дайте людям можливість піти
Якщо, випадково, ви не отримали шанс обговорити все, що хотіли, у відведений час, ви можете попросити людей, чи хочуть вони залишитися і закінчити зустріч. Але дайте людям можливість виїхати вчасно, якщо вони мають попередні зобов'язання.
Дякуємо всім за участь
Якщо ви називали зустріч, переконайтеся, що ви також сказали подяку всім, хто був присутнім, перш ніж вони поїдуть.
Будьте обізнані з іншими мовами та культурами
У деяких випадках ви можете зустрітися з людьми з різних верств та культур. Тож будьте обізнані з їхньою мовою та звичаями, наскільки це можливо, до зустрічі.
Наступні дії з нотами
Після Вашої зустрічі рекомендується поділитися деякими примітками або нагадуваннями з людьми електронною поштою. Або якщо ви не маєте чогось конкретного, надішліть швидку подяку.
Уникайте спільного використання інформації про зустрічі з іншими користувачами
Коли йдеться про зустрічі, обговорювані питання повинні залишатися в межах групи учасників, якщо ви не чітко пояснили інше. Тому не діліться деталями з іншими, які не були присутні.
Заповніть будь-які елементи дії
І якщо ви добровільно попросили виконати будь-які завдання після вашої зустрічі, переконайтеся, що ви швидко виконуєте ці дії.
Фото з відеоконференції через Shutterstock
Більше в: Популярні статті Коментар ▼
